Privatlivspolitik

Frivillighuset Vindrosen behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål, der er nødvendige i forhold til Vindrosens drift og udvikling. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

1. Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Frivillighuset Vindrosen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte Frivillighuset Vindrosens data-kontaktperson, som er:

Daglig leder, Britt Schak Hansen

Adresse: Exnersgade 4

CVR: 2684 3863

Telefonnr.: 7545 7085

Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Hjemmeside: www.vindrosen-huset.dk

2. Behandling af personoplysninger

2.1 Medlemmer
Vores medlemmer er frivillige sociale, sundsfremmende og humanitære foreninger og grupper i Esbjerg Kommune, der efter eget ønske har anmodet om medlemskab af Frivillighuset Vindrosen.Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmerne:

Ekstern brug:
Vi behandler oplysninger om foreningens/gruppens navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, hjemmeside, facebookside, indmeldelsesdato.
Vi behandler persondata på den person, der repræsenterer foreningen/gruppen i Frivillighuset Vindrosen og dermed foreningens/gruppens officielle kontaktperson. Personen kan være formand, leder eller kontaktperson for foreningen/gruppen. Persondata på repræsentanten omfatter navn, telefonnummer og mailadresse.

Overstående oplysninger offentliggøres med medlemmernes samtykke på vores hjemmeside under den sociale vejviser og i den trykte udgave af ”Den sociale vejviser – Hvem Hjælper Hvem i Esbjerg Kommune” samt i Socialkompas.dk.

Vi behandler persondata på de personer, der er frivilligjob kontaktperson i en forening, der ønsker at få synliggjort deres frivilligjobsopslag i vores trykte ”Frivilligjob hæfte”. Persondata omfatter navn, telefonnummer og mailadresse. Disse oplysninger offentliggøres med frivilligjobkontaktpersonens samtykke.

Intern brug:
Vi behandler persondata på foreningens/gruppens kasserer i form af navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.

Vi behandler persondata på de personer blandt medlemsforeningerne/grupperne, som får udleveret en nøglebrik til Frivillighuset Vindrosen lokaler i Esbjerg, Ribe eller Bramming. Persondata omfatter navn, telefonnummer og mailadresse.

Vi behandler persondata på de personer blandt medlemsforeningerne/grupperne, som får udleveret en nøgle til et foreningsskab i Frivillighuset Vindrosen lokaler i Esbjerg, Ribe eller Bramming. Persondata omfatter navn, telefonnummer og mailadresse.

Vi behandler persondata på de personer blandt medlemsforeninger/grupperne, som deltager ved kurser, arrangementer og events afholdt af Frivillighuset Vindrosen. Persondata omfatter foreningsnavn, navn, mailadresse, telefonnummer og eventuelle særlige behov i forhold til forplejning og tilgængelighed.

Ved angivelse af særlige behov og ønsker kan der være tale om følsomme personoplysninger (fx hvis man er diabetiker). Disse behandles udelukkende af relevante personer internt i Vindrosen og kun i det omfang, det er nødvendigt for, at imødekomme ønsker og behov.

Ved oprettelse af deltageroversigt, der kan uddeles til deltagerne, registreres foreningens navn, deltagernavn, mailadresse og telefonnummer på de deltagere, som giver samtykke hertil.

2.2. Frivillige:

Vores frivillige er personer, der selv ønsker at være frivillige hjælper, bestyrelsesmedlem eller husgruppemedlem. Vi behandler følgende oplysninger:

Ekstern brug

Vores valgte bestyrelse figurerer med samtykke på hjemmesiden med foto, navn, tillidspost, repræsentantskabsgruppe, forening, mailadresse og telefonnummer.

Vores valgte husgruppe figurerer med samtykke på hjemmesiden med navn, tillidspost, repræsentantskabsgruppe, forening, mailadresse og telefonnummer.

Intern brug

Vi behandler de frivilliges persondata i form af navn, adresse, telefonnummer, mailadresser og fødselsdato.
De frivillige, der modtager kørselsgodtgørelse mv. opgiver bankkontonummer og Cpr-nummer.

2.3. Ansatte og praktikanter:

Vindrosens ansatte er personer, der har en kontrakt. Praktikanter er personer, der har en kortvarig tilknytning uden løn.

Ekstern brug

Vores ansatte figurerer med samtykke på hjemmesiden med foto, navn, stilling, arbejdsmailadresse og arbejdstelefonnummer.

Intern brug

Vi behandler persondata på ansatte og praktikanter i form af navn, adresse, telefonnummer, mailadresser, Cpr-nummer og bankkontonummer efter relevans.

2.4. Private personer

Vi behandler persondata fra private personer, der selv henvender sig for at få kontakt til medlemsforeninger/grupper, hvor de kan få hjælp eller blive frivillige. Persondata omfatter navn, tlf. og mailadresse.

Vi behandler persondata om private personer, der, mod samtykke, interviewes til artikel, som offentliggøres på Frivillighuset Vindrosens elektroniske og fysiske medier. Mod samtykke videresender vi artiklerne til samarbejdspartnere og journalistiske medier.

2.5. Brugere af vores hjemmeside og sociale medier

Vi behandler data på alle der bruger Frivillighuset Vindrosens hjemmeside og Facebookside.

2.6. Modtagere af nyhedsbrevet

Alle har mulighed for at modtage nyhedsbreve og invitationer på mail. Ved tilmelding til vores nyhedsbrev accepterer man samtidige vores privatlivspolitik. Den fremgår af link nederst på nyhedsbrev.

Til udsendelser af vores nyhedsbreve opbevares navn og mailadresse.
Vi indsamler data om åbnings- og klikprocenter til statistik.

2.7. Samarbejdspartner

Samarbejdspartner er kommunen, ministerier, virksomheder, fonde, uddannelsesinstitutioner mv.

Når du samarbejder med os indsamler vi kontaktoplysninger om dig. Det kan være personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer for, at vi kan komme i kontakt med dig. Oftest vil der være tale om arbejdsrelateret kontaktoplysninger.

3. Her indsamler vi oplysninger fra

3.1. Medlemmer

Vi indsamler oplysninger fra medlemmer ved indmeldelse i Frivillighuset Vindrosen, ændring af kontaktoplysninger, ajourføring af foreningens/gruppens kontaktoplysninger til den sociale vejviser og Socialkompas.dk, deltagelse i en aktivitet.

Vi får normalt oplysningerne fra medlemmerne. Vi indhenter også offentlige tilgængelige oplysninger fra medlemmernes hjemmeside og sociale medier.

3.2.Frivillige

Vi indsamler oplysninger fra frivillige, når de bliver frivillige medarbejdere, valgt til bestyrelsen eller husgruppe i Vindrosen. De frivillige giver os selv oplysningerne.

3.3. Ansatte og praktikanter

Vi indsamler oplysninger fra ansatte og praktikanter, når de indgår en aftale med os.

De ansatte eller praktikanter giver os selv oplysningerne og giver ved indgåelse af skriftlige aftaler samtykke til at vi evt. indhenter oplysninger fra SKAT eller øvrige instanser.

3.4. Private personer

Vi indsamler oplysninger fra private personer, der selv henvender sig for at få kontant til en medlemsforeninger/gruppe, hvor de kan få hjælp eller blive frivillige. Personerne giver os selv oplysningerne.

3.5. Brugere af vores hjemmeside og sociale medier

Når du bruger Frivillighuset Vindrosens hjemmeside indsamler vi cookies, som gør, at vores hjemmesider kan genkende din computer. Her indsamler vi oplysninger om din IP-adresse, hvilke undersider på vores hjemmesider du besøger og hvilken browser du anvender.

Når du bruger Frivillighuset Vindrosens Facebookside indsamler vi cookies.

3.6. Modtagere af nyhedsbrevet

Vi indsamler oplysninger fra modtager af nyhedsbrevet, når de tilmelder sig eller indgår aftale med os som medlem, frivillig eller ansat.

Til udsendelser af vores nyhedsbreve opbevares navn og mailadresse.

3.7. Samarbejdspartner

Vi indsamler oplysninger fra samarbejdspartner, der ønsker at kommunikere og indgå samarbejde med os. Samarbejdspartnerne giver os selv oplysningerne.

3.8. Fotos og videooptagelser

Vi tager fotos og video for at kunne fortælle om vores virke, aktiviteter og projekter. Hvis du opholder dig på Vindrosens adresse eller deltager i Vindrosens arrangementer kan du derfor være med på fotos eller video. Vi vil altid bede om dit samtykke, før vi offentliggør billeder eller video, der specifikt afbilleder dig.

Vi forbeholder os retten til publicere fotos eller videooptagelser der dokumenterer gruppesituationer og stemningsbilleder.

4. Formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde den aftale om medlemskab, som din forening eller gruppe har indgået med Frivillighuset Vindrosen
At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

4.1. Formålene med at behandle oplysninger om Vindrosens medlemmer er:

At opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
At synliggøre medlemmerne på en overskuelig måde overfor borgere og samarbejdspartnere, der ønsker at komme i kontakt med dem
At vi kan drive Vindrosens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
At administrere din relation til Vindrosen

4.2. Formålene med at behandle oplysninger om Vindrosens frivillige er:

At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i Vindrosen
At sende nyhedsbreve og invitationer om relevante aktiviteter og tilbud for de frivillige
At administrere din relation til Vindrosen

4.3. Formålene med at behandle oplysninger om Vindrosens ansatte og praktikanter er:

At kunne udbetale løn og pension
At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende

4.4. Formålene med at behandle oplysninger om private personer, der selv henvender sig er:

At kunne kontakte dem, såfremt de ønsker yderligere information eller hjælp.

4.5. Formål med at behandle oplysninger om brugere af Vindrosens hjemmeside og sociale medier:

At kunne forbedre og give den bedst mulige oplevelse fører vi ved hjælp af cookies statistik over, hvordan brugerne anvender vores websites og sociale medier. Det er en forudsætning for at bruge vores hjemmeside og facebookside, at der oprettes cookies.

4.6. Formålene med at behandle oplysninger om modtagere af Vindrosens nyhedsbrev er:

At kunne kontakte og informere dem.
At indsamler data om åbnings- og klikprocenter til statistik.

4.7. Formålene med at behandle oplysninger om Vindrosens samarbejdspartner er:

At kunne kontakte og informere dem.

5. Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af Vindrosens berettigede og legitime interesser som er:

At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på repræsentantskabsmøder) i henhold til Vindrosens vedtægter
At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af Vindrosen, herunder betale kontingent mv.
At kunne synliggøre og understøtte aktiviteter for den frivillige sociale indsats i Esbjerg Kommune
At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
At bevare oplysninger til relevant dokumentation, statistik og lignende
At kunne levere den ønskede service.

6. Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på en andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked herom.

Samtykke indhentes i forbindelse med offentliggørelse af personbilleder og offentliggørelse af interview med personfølsomme oplysninger.

7. Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver kun offentlige tilgængelige kontaktoplysninger om medlemmer, der har givet samtykke hertil. Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen til kommerciel brug – fx til brug for markedsføring og synliggørelse - uden dit samtykke.

8. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi behandler kun dine personoplysninger så længe det er nødvendigt i forhold til at opfylde de formål, som er beskrevet ovenfor. Derefter vil vi slette eller i nogle tilfælde anonymisere dine personoplysninger. Vi kontrollerer regelmæssigt, om vi har personoplysninger, der skal slettes. Den periode, hvor vi gemmer dine personoplysninger, vil dog variere, fordi vi indsamler og opbevarer persondata til forskellige formål.

8.1. Medlemmer

Ved udmeldelse af Vindrosen sletter vi med øjeblikkelig virkning alle persondata relateret til den pågældende medlemsforening/gruppe. Hvis din personlige repræsentation for en medlemsforening/gruppe ophører, sletter vi dine persondata, så snart vi gøres opmærksom herpå.

Dog undtaget den trykte version af den sociale vejviser ”Hvem Hjælper Hvem”, her kan gå op til et år efter udmelding.

Vi opbevarer oplysninger om deltagelse i aktiviteter og arrangementer på organisationsniveau til statistik. Persondata af almindelig og følsom karakter, der relateret til deltagelse i aktiviteter, slettes umiddelbart efter aktivitetens afslutning.

8.2. Frivillige
Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører.

Undtaget er persondata på de frivillige, der har givet oplysninger til brug for refusion.

Disse oplysninger er indeholdt i bogføringsmateriale. For at leve op til bogføringsloven, beholder vi dine personoplysninger i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor du stopper dit arbejde i Vindrosen.

8.3. Ansatte og praktikanter

Vi opbevarer oplysninger om dig til udbetaling af løn og refusion. Disse oplysninger er indeholdt i bogføringsmateriale. For at leve op til bogføringsloven, beholder vi dine personoplysninger i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor du stopper dit arbejde i Vindrosen.

8.4. Private personer

Vi sletter oplysninger om dig, når vi leveret den service du efterspørger. Din henvendelse bliver herefter anonymiseret til brug for statistik.

8.5. Brugere af hjemmeside og sociale medier.

Vi anvender tredjepartsløsninger til at levere services. Ved eksterne links accepteres den pågældende leverandørs privatlivspolitik.

8.6. Modtagere af nyhedsbrev
Vi anvender tredjepartsløsninger til at fremsende nyhedsbreve.

Vi sletter oplysninger om dig, så snart du framelder dig nyhedsbrevet eller tilbagekalder dit samtykke om at modtage nyhedsbrev.

8.7. Oplysninger til statistik
Vi opbevarer oplysninger på såvel medlemmer (organisationsniveau), frivillige, private personer og samarbejdspartner (i anonymiseret form) til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Statistikker fra vores hjemmeside og sociale medier anvendes udelukkende i anonymiseret form f.eks. til at se, hvilke sider brugerne interagerer med.

Se en guide til hvordan du sletter og blokerer cookies.

9. Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi fortæller dig om i denne privatlivspolitik

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger. Du finder datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

10. Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi version nummer og datoen i privatlivspolitikken. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.